Za archiwizacja dokumentów zapłacimy około 125 zł/m2. Należy pamiętać, że cena może się różnić w zależności od rejonu. Minimalna kwota jaką będziemy musieli zapłacić to około 50 zł/m2, a maksymalna 200 zł/m2.
Co wpływa na koszt archiwizacji dokumentów?
Koszt archiwizacji dokumentów może się znacznie różnić w zależności od wielu czynników, takich jak ilość dokumentów, ich format, a także wymagania dotyczące przechowywania i zabezpieczeń. Każda sytuacja jest unikalna, dlatego ceny są ustalane indywidualnie. Poniżej przedstawiamy kluczowe czynniki wpływające na koszt tej usługi:
Ilość dokumentów
Większa ilość dokumentów do archiwizacji zazwyczaj wiąże się z wyższymi kosztami, ponieważ wymaga to więcej pracy oraz przestrzeni magazynowej. Firmy często oferują rabaty przy dużych wolumenach, co może obniżyć jednostkowy koszt archiwizacji.
Format i rodzaj dokumentów
Dokumenty mogą występować w różnych formatach, takich jak papierowe, elektroniczne czy wielkoformatowe. Archiwizacja dokumentów elektronicznych może wymagać specjalistycznego oprogramowania, co również wpływa na cenę. Dokumenty wielkoformatowe, takie jak plany architektoniczne, mogą wymagać specjalnych warunków przechowywania.
Wymagania dotyczące bezpieczeństwa
Jeśli dokumenty zawierają poufne dane, konieczne może być zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń, takich jak kontrola dostępu czy monitoring. Takie wymagania zwiększają koszty archiwizacji, ale zapewniają większą ochronę danych.
Usługi dodatkowe
Niektóre firmy oferują dodatkowe usługi, takie jak digitalizacja dokumentów, regularne raportowanie czy szybki dostęp do zarchiwizowanych danych na żądanie. Każda z tych usług może wpłynąć na końcową cenę archiwizacji.
Indywidualna wycena
Dodaj zapytanie wypełniając krótki formularz, a wkrótce otrzymasz wyceny od specjalistów z Twojej okolicy.
Bezpłatnie, bez zobowiązań.
Proszę o wycenęPrzykładowe wyceny
Mała archiwizacja po porządkach w biurze
250–450 zł za 10–15 segregatorów, czyli zwykle 2–3 pudła archiwizacyjne. Fachowcy liczą tu głównie opisanie teczek, podstawową ewidencję i spakowanie dokumentów w jeden standard.
Odbiór i uporządkowanie 20 pudeł dokumentów
Przy 20 pudłach po ok. 10–12 kg koszt wynosi najczęściej 900–1600 zł. Drożej wychodzi, gdy dokumenty są pomieszane rocznikami, bo samo rozdzielenie 5 lat akt potrafi dodać 4–6 godzin pracy.
Archiwum firmowe 80–120 pudeł
3500–6500 zł za przejęcie, opisanie i przygotowanie do składowania 80–120 pudeł, plus zwykle 2–5 zł miesięcznie za jedno pudło w magazynie. Tu ludzie przepłacają, gdy oddają pudła bez listy zawartości — odtworzenie spisu przy 100 pudełkach może dorzucić 800–1500 zł.
Digitalizacja wybranych akt zamiast całego archiwum
Skanowanie 2000–5000 stron to zwykle 700–2500 zł, przy stawce ok. 0,35–0,50 zł za stronę. Można zaoszczędzić, zlecając skan tylko 10–20 najczęściej używanych teczek, zamiast digitalizować 40 pudeł dokumentów „na zapas”.
Czy trzeba przygotować dokumenty przed odbiorem?
150–300 zł dopłaty pojawia się często za dokumenty luzem w reklamówkach lub kartonach bez opisów. To częsty błąd, bo firmy doliczają wtedy segregowanie, a odbiór potrafi wydłużyć się z 30 minut do 2 godzin.