Za porządkowanie dokumentacji firmowej zapłacimy około 100 zł/h. Należy pamiętać, że cena może się różnić w zależności od rejonu. Minimalna kwota jaką będziemy musieli zapłacić to około 50 zł/h, a maksymalna 150 zł/h.
Co wpływa na cenę porządkowania dokumentacji firmowej?
Koszt porządkowania dokumentacji firmowej może się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak wielkość archiwum, stopień złożoności dokumentów oraz specyficzne wymagania klienta. Każda firma ma unikalne potrzeby, dlatego cena ustalana jest indywidualnie. Poniżej przedstawiamy najważniejsze czynniki wpływające na koszt tej usługi:
Wielkość i rodzaj dokumentacji
Zasoby dokumentacyjne mogą obejmować zarówno tradycyjne dokumenty papierowe, jak i pliki cyfrowe. Im większa liczba dokumentów i bardziej zróżnicowane formaty, tym więcej czasu i zasobów potrzeba na ich uporządkowanie.
Stopień skomplikowania
Dokumentacja może obejmować proste formularze, jak i skomplikowane umowy czy raporty finansowe. Skomplikowane dokumenty wymagają więcej uwagi i precyzyjnego podejścia, co wpływa na koszt usługi.
Wymagania dotyczące organizacji
Niektóre firmy mogą potrzebować szczegółowego indeksowania, tworzenia specjalnych systemów archiwizacji lub integracji z istniejącymi systemami zarządzania dokumentami, co może wpłynąć na ostateczną cenę usługi.
Czas realizacji
Jeśli dokumentacja musi być uporządkowana w krótkim czasie, może to wiązać się z dodatkowymi kosztami związanymi z intensyfikacją pracy zespołu.
Specjalistyczne wymagania
Pewne branże mogą wymagać przestrzegania szczególnych regulacji prawnych dotyczących dokumentacji, co może zwiększyć koszty związane z koniecznością dodatkowego szkolenia personelu lub konsultacji prawnych.
Indywidualna wycena
Dodaj zapytanie wypełniając krótki formularz, a wkrótce otrzymasz wyceny od specjalistów z Twojej okolicy.
Bezpłatnie, bez zobowiązań.
Proszę o wycenęPrzykładowe wyceny
Mała firma: 20 segregatorów księgowości i umów
600–1000 zł za ułożenie dokumentów rocznikami, opisanie segregatorów i zrobienie prostej listy w Excelu. Przy takim zakresie zwykle zamyka się to w 1 dniu pracy.
Większe archiwum: 120 pudeł dokumentów
Przy 120 pudłach cena często spada do 18–30 zł za pudło, czyli około 2160–3600 zł za całość. Tu można zaoszczędzić, bo rozliczenie „od pudła” wychodzi taniej niż płacenie 80–120 zł za godzinę pracy.
Co jeśli w pudłach są pomieszane faktury, kadry i umowy?
40 pudeł z dokumentami bez opisów to zwykle 2500–4500 zł. Drożej wychodzi przy ręcznym sortowaniu, bo samo rozdzielenie dokumentów po typach potrafi dodać 12–20 godzin pracy.
Czy opłaca się skanować wszystko?
Skanowanie pełnego archiwum to często 1,20–2,50 zł za stronę, więc przy 3000 stron robi się 3600–7500 zł. Tu ludzie przepłacają, bo skanują także stare kopie i duplikaty, co potrafi dorzucić niepotrzebnie 800–2000 zł.
Samo przygotowanie dokumentów do odbioru przez archiwum
900–1500 zł za przygotowanie 30 segregatorów do przekazania do zewnętrznego archiwum.
Najczęściej zadawane pytania
Ile realnie kosztuje porządkowanie dokumentacji firmowej?
300–900 zł często wychodzi przy małej firmie, np. 10–20 segregatorach do posegregowania i opisania. Przy większym archiwum koszt może iść w 2 000–6 000 zł, zwłaszcza gdy dochodzi spis, numeracja i przygotowanie do archiwizacji.
Czy warto dopłacić do spisu dokumentów?
Jeśli dokumenty mają być później szybko odnajdywane, dopłata rzędu 200–800 zł za indeks potrafi się zwrócić przy pierwszej kontroli albo audycie. Tanie układanie bez spisu często kończy się poprawkami za kolejne 300–600 zł.
Freelancer czy firma archiwizacyjna — kogo wybrać?
Freelancer bywa tańszy przy prostym zadaniu, np. uporządkowaniu 15 segregatorów, a firma ma większy sens przy dokumentach kadrowych, księgowych albo pracy na miejscu przez kilka dni. Porównanie 2–3 ofert jest rozsądne, bo nie każdy wykonawca opisuje, numeruje i zabezpiecza dokumenty w ten sam sposób.
Ile czasu zajmuje uporządkowanie dokumentów?
1–3 dni wystarczają zwykle przy małym biurze i kilkunastu segregatorach. Przy archiwum po kilku latach działalności, np. 80–150 teczek, realny termin to raczej tydzień lub dłużej.
Gdzie najłatwiej przepłacić?
Przykład: przy 10 segregatorach nie ma sensu płacić za rozbudowany system archiwizacji, jeśli firmie wystarczy prosty podział na księgowość, kadry i umowy. Tu ludzie przepłacają za rozwiązania jak dla dużej spółki, choć potrzebują tylko porządku i czytelnych opisów.
Co jeśli w dokumentach są braki albo pomieszane lata?
Wykonawcy zwykle doliczają wtedy czas pracy, np. 50–120 zł za godzinę ręcznego sprawdzania i układania. Mini-case: firma handlowa miała 18 segregatorów z pomieszanymi fakturami z 3 lat i zamiast planowanych 700 zł zapłaciła 1 250 zł, bo doszło odtwarzanie kolejności dokumentów.
Czy da się obniżyć koszt przed zleceniem?
Tak — przy małym budżecie warto wcześniej wyrzucić duplikaty i opisać kartony, bo nawet 2 godziny prostego przygotowania mogą obniżyć wycenę o 100–300 zł.