Zlecę konsultacje IT

Zapytanie ofertowe na wykonanie:
usługi konsultacyjne IT dla projektu „Dziedzictwo za granicą. Baza Poloników”

Zamawiający:
Narodowy Instytut Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą POLONIKA
ul. Madalińskiego 101, 02-549 Warszawa, NIP ###premium###9, Regon ###premium###

Kontakt w sprawie zapytań: Bartłomiej Gutowski, ###premium###, ###premium###. Zapytania można kierować do dnia 8 października do godz. 9:00, Oferent udzieli odpowiedzi na zadane pytania skierowane mailem w przeciągu 24 godzin.

Termin nadesłania oferty: 9 października 2025 r., godz. 12:00 na adres: ###premium###

Termin realizacji umowy: od dnia podpisania umowy do 15 grudnia 2025 r.

Łączny limit czasu prac konsultacyjnych w ramach umowy: do 50 godzin

Miejsce świadczenia: zdalnie (sporadycznie spotkania online/telefoniczne)

1. Cel
Pozyskanie niezależnego konsultanta/konsultantki (lub zespołu) do wsparcia Zamawiającego w odbiorze prac informatycznych, opiniowaniu dokumentów zakupowych, weryfikacji wycen i planowaniu rozwoju Bazy Poloników.

2. Przedmiot (zakres konsultacji)
Zakres ma charakter doradczo-opiniujący i nie obejmuje wykonawstwa (programowania, wdrożeń itp.).
W szczególności obejmuje:
1. Asysta odbiorcza prac IT
- przegląd wdrożeń i środowisk (dev/stage/prod) vs. zakres zadań.
- weryfikacja kryteriów akceptacji (testy funkcjonalne, niefunkcjonalne, regresja)
- rekomendacja: akceptacja / akceptacja warunkowa / poprawki z listą usterek
2. Opiniowanie dokumentów zakupowych i projektowych
- opiniowanie SWZ ()/OPZ i załączników: poprawność wymagań, testowalność, wykonalność, spójność terminologiczną.
- współpraca przy przygotowywaniu materiałów do zapytań ofertowych w zakresie IT
- rekomendacje zmian brzmień zapisów dotyczących prac IT pod kątem ryzyk i interesu Zamawiającego.
3. weryfikacja wycen i ofert
- realność stawek i estymacji, struktura kosztów, harmonogramy
- porównanie wariantów
- identyfikacja kosztów ukrytych
- rekomendacje negocjacyjne (zakres, terminy, gwarancje, wskaźniki jakości).
4. Wsparcie w planowaniu rozwoju w tym priorytetyzacja backlogu, zależności, minimalne standardy
5. Doraźne konsultacje merytoryczne: interpretacje techniczne zapisów umów/zamówień; krótkie konsultacje ad hoc.
6. Inne czynności doradcze związane z IT zlecane przez Zamawiającego, o ile pozostają w ramach konsultacji.

3. Standard terminowości i komunikacji
Czas reakcji na przekazany materiał: do 2 dni roboczych (48 h).

Konsultacje (spotkanie, mail) standardowo powinny zostać zrealizowane do 5 dni, możliwość wskazania przez Wykonawcę dłuższego czasu ze względu na skomplikowanie sprawy.

4. Warunki realizacji i rozliczeń
 Limit godzin: do 50 godzin
 Podstawa rozliczenie: stawka godzinowa brutto (PLN/h) na podstawie podpisanej karty czasu pracy
 Rozliczenie: faktura na koniec każdego miesiąca wraz z podpisanym wykazem czynności i liczbą godzin (karta czasu pracy)
 Brak konfliktu interesów

5. Wymagania minimalne wobec Oferenta
- minimum 3 letnie doświadczenie w odbiorach prac IT oraz w opiniowaniu SWZ/OPZ w projektach IT w tym min. 2 zakończone projekty w roli konsultanta odbiorczego/opiniującego
- co najmniej 2 referencje z projektów porównywalnych (instytucje publiczne / GLAM / portale treściowe / systemy bazodanowe).
- znajomość standardów jakości: dostępność (WCAG 2.1), bezpieczeństwo, wydajność, SEO/indeksacja.
- oferent gwarantuje możliwość konsultacji bezpośrednio ze specjalistami w zakresie IT, bez pośrednictwa konsultantów.

Dowody: referencje (PDF lub link), protokoły odbioru/opinie (zaciemnione wrażliwe dane), zakres roli, daty, kontakt do weryfikacji.

Dopuszcza się inne potwierdzenia posiadania odpowiednich kwalifikacji do realizacji zamówienia, potwierdzających wiedzę i praktyczne minimum trzyletnie doświadczenie w tym zakresie.

6. Sposób przygotowania i złożenia oferty
Ofertę należy przesłać do dnia 9 października 2025 r., godz. 12:00 na adres: ###premium###

Oferta musi zawierać:
Stawkę godzinową brutto
Opis i potwierdzenia wskazane w pkt. 2 oraz 5

Kryterium wyboru będzie stanowić cena pod warunkiem spełnienia wskazanych warunków.

Zamawiający zastrzega możliwość negocjacji elementów oferty (bez zmiany charakteru usługi).

Wykluczeni są Oferenci pozostający w konflikcie interesów (np. równolegle realizujący prace wykonawcze dla Bazy Poloników lub powiązani z wykonawcami tych prac).

Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyn i bez roszczeń po stronie Oferentów.

Złożenie oferty oznacza akceptację niniejszego zapytania.

Planowany termin wyboru oferty 10 października.