Za archiwizacja dokumentów papierowych zapłacimy około 13 zł/szt.. Należy pamiętać, że cena może się różnić w zależności od rejonu. Minimalna kwota jaką będziemy musieli zapłacić to około 5 zł/szt., a maksymalna 20 zł/szt..
Co wpływa na koszt archiwizacji dokumentów papierowych?
Koszt archiwizacji dokumentów papierowych może się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak ilość dokumentów, stan ich zachowania oraz specyficzne wymagania dotyczące przechowywania. Każdy projekt archiwizacji jest unikalny, dlatego cena ustalana jest indywidualnie. Poniżej przedstawiamy kluczowe czynniki wpływające na koszt tej usługi:
Ilość dokumentów
Wielkość archiwum ma bezpośredni wpływ na cenę. Im więcej dokumentów wymaga archiwizacji, tym wyższy będzie koszt ze względu na większe zapotrzebowanie na przestrzeń oraz czas potrzebny na ich odpowiednie przetworzenie.
Stan dokumentów
Dokumenty w dobrym stanie są łatwiejsze i tańsze do archiwizacji. Uszkodzone lub zniszczone dokumenty mogą wymagać dodatkowych działań, takich jak konserwacja czy naprawa, co może podnieść koszty usługi.
Metoda archiwizacji
Wybór odpowiedniej metody archiwizacji, czy to tradycyjnej, czy cyfrowej, wpływa na ostateczny koszt. Digitalizacja dokumentów, choć droższa, oferuje dodatkowe korzyści, takie jak łatwość dostępu i bezpieczeństwo danych.
Warunki przechowywania
Specyficzne wymagania dotyczące warunków przechowywania, takie jak kontrola temperatury i wilgotności, mogą wpłynąć na cenę usługi. Dokumenty wymagające szczególnych warunków muszą być przechowywane w odpowiednio przystosowanych pomieszczeniach, co zwiększa koszty archiwizacji.
Dodatkowe usługi
Usługi dodatkowe, takie jak indeksowanie, katalogowanie czy dostęp online do zdigitalizowanych dokumentów, również mogą wpłynąć na ostateczny koszt archiwizacji. Te usługi zwiększają funkcjonalność i użyteczność zarchiwizowanych dokumentów, ale wymagają dodatkowych zasobów.
Indywidualna wycena
Dodaj zapytanie wypełniając krótki formularz, a wkrótce otrzymasz wyceny od specjalistów z Twojej okolicy.
Bezpłatnie, bez zobowiązań.
Proszę o wycenęPrzykładowe wyceny
Mała firma, kilka kartonów z fakturami
500–800 zł za odbiór i uporządkowanie 8–10 kartonów dokumentów, czyli ok. 1–1,5 mb akt, plus 35–60 zł miesięcznie za przechowywanie. Taniej wychodzi, gdy kartony są już opisane rocznikami, bo odpada 2–3 godziny sortowania.
Akta księgowe z małego biura
1 200–1 800 zł za uporządkowanie ok. 20 kartonów akt księgowych, czyli 3–4 mb, bez skanowania.
Średnie zlecenie po przeprowadzce biura
Przy 10 mb dokumentów, opisaniu teczek i zrobieniu prostego spisu, wykonawcy podają zwykle 2 800–4 500 zł. Tu ludzie przepłacają, gdy wrzucają wszystko luzem do worków — samo rozdzielanie dokumentów potrafi dołożyć 600–1 200 zł i wydłużyć pracę o 1–2 dni.
Czy opłaca się przygotować dokumenty przed odbiorem?
Przy 15 mb akt kadrowych firma zapłaciła 5 200 zł zamiast ok. 6 000–6 500 zł, bo dokumenty były podzielone na pracowników i lata. To realna oszczędność 800–1 300 zł na samym porządkowaniu.
Duże archiwum z opisem i magazynowaniem
18 000–28 000 zł za przejęcie ok. 50 mb dokumentów, transport, ewidencję pudeł i pierwszy rok przechowywania. Drożej wychodzi przy brakach w opisach albo mieszaniu dokumentów księgowych z kadrowymi — to częsty błąd i często kończy się dopłatą 2 000–5 000 zł za dodatkowe katalogowanie.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje archiwizacja kilku kartonów dokumentów?
Przy małej ilości, np. 5–10 kartonach, często wychodzi ok. 100–300 zł za odbiór i uporządkowanie oraz kilka zł miesięcznie za przechowywanie jednego pudła.
Kiedy opłaca się wybrać najtańszą opcję?
Przy dokumentach, do których nikt prawie nie wraca, np. stare faktury z 1–2 lat, tańsze przechowywanie bez rozbudowanego indeksowania zwykle wystarcza.
Gdzie firmy najczęściej przepłacają za archiwizację?
Tu ludzie tracą pieniądze, gdy zlecają skanowanie wszystkiego „na wszelki wypadek” — przy 10 000 stron nawet 0,30 zł za stronę daje 3 000 zł, a często potrzebna jest tylko część dokumentów.
Kiedy nie warto oszczędzać na archiwizacji dokumentów?
Nie warto ciąć kosztów przy dokumentach kadrowych, księgowych i umowach, bo zgubienie 1 teczki pracownika może oznaczać więcej problemów niż oszczędność 50–100 zł na tańszym wykonawcy.
Czy lepiej archiwizować dokumenty papierowo czy je digitalizować?
Jeśli dokumenty są rzadko używane, papierowe archiwum będzie tańsze; jeśli ktoś szuka akt kilka razy w tygodniu, skany z opisem mogą szybko oszczędzić po 10–20 minut na każdym wyszukaniu.
Jak wygląda odbiór dokumentów w praktyce?
Wykonawca zwykle przyjeżdża po pudła lub segregatory, spisuje protokół odbioru i nadaje im oznaczenia, np. „księgowość 2021, pudło 1/8”.
Co sprawdzić w ofercie, żeby nie dostać dopłat po fakcie?
Warto zapytać, czy cena obejmuje odbiór, pudła, opisanie, ewidencję i późniejsze wydanie dokumentu, bo np. dowóz jednej teczki z archiwum może kosztować dodatkowo 20–80 zł.