Za automatyzacja obsługi faktur zapłacimy około 2750 zł/usł.. Należy pamiętać, że cena może się różnić w zależności od rejonu. Minimalna kwota jaką będziemy musieli zapłacić to około 500 zł/usł., a maksymalna 5000 zł/usł..
Od czego zależy cena automatyzacji obsługi faktur?
Koszt automatyzacji obsługi faktur może się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak stopień złożoności systemu, liczba integracji z innymi narzędziami oraz specyficzne wymagania biznesowe. Każda implementacja jest unikalna, dlatego cena ustalana jest indywidualnie. Poniżej przedstawiamy kluczowe elementy wpływające na koszt automatyzacji:
Skala operacji
Im większa liczba faktur przetwarzanych miesięcznie, tym bardziej rozbudowany system automatyzacji może być potrzebny, co wpływa na jego koszt. Dla małych firm wystarczą podstawowe rozwiązania, podczas gdy duże przedsiębiorstwa mogą wymagać zaawansowanych funkcji.
Integracja z innymi systemami
Automatyzacja faktur często wymaga integracji z istniejącymi systemami księgowymi, ERP lub CRM. Koszt może wzrosnąć w przypadku integracji z wieloma systemami lub z systemami wymagającymi specjalnych modyfikacji.
Personalizacja i dodatkowe funkcje
Jeśli firma potrzebuje specyficznych funkcji, takich jak niestandardowe raporty czy zaawansowane opcje analityczne, może to wpłynąć na ostateczną cenę. Personalizacja systemu, aby spełniał unikalne potrzeby przedsiębiorstwa, również wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Wsparcie i szkolenie
Koszt automatyzacji może obejmować również wsparcie techniczne oraz szkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego systemu. Firmy często oferują różne pakiety wsparcia, które mogą wpływać na całkowity koszt wdrożenia.
Licencjonowanie i aktualizacje
Niektóre rozwiązania automatyzacji faktur wymagają opłat licencyjnych, które mogą być jednorazowe lub cykliczne. Dodatkowo, koszty mogą obejmować regularne aktualizacje systemu, które zapewniają jego bezpieczeństwo i zgodność z najnowszymi standardami.
Indywidualna wycena
Dodaj zapytanie wypełniając krótki formularz, a wkrótce otrzymasz wyceny od specjalistów z Twojej okolicy.
Bezpłatnie, bez zobowiązań.
Proszę o wycenęPrzykładowe wyceny
Mała firma: faktury z maila do folderu i arkusza
1 200–2 000 zł za automatyzację dla ok. 30–60 faktur miesięcznie: pobranie PDF z maila, zapis w Google Drive/OneDrive i wpisanie danych do arkusza. Najczęściej dochodzi 50–150 zł miesięcznie za Make/Zapier/OCR.
Biuro usługowe z prostą akceptacją faktur
Biuro księgowe obsługujące 150–250 faktur miesięcznie zapłaciło 4 500–7 000 zł za OCR, obieg akceptacji dla 3 osób i eksport do programu księgowego. Taniej wyszło, bo klient przygotował 20 przykładowych faktur i listę pól: NIP, kwota netto, VAT, termin płatności.
Firma, która zamówiła „system od zera” przy małej skali
Tu ludzie przepłacają: przy 70 fakturach miesięcznie dedykowany panel za 12 000–18 000 zł często robi to samo, co gotowy scenariusz za 2 500–4 000 zł. Strata to zwykle +8 000–12 000 zł i 2–4 tygodnie dłuższego wdrożenia.
Czy trzeba coś przygotować przed wyceną?
Brak dostępu testowego do skrzynki, ERP i 10 przykładowych faktur to częsty błąd — wykonawca dolicza wtedy 600–1 500 zł za analizę i poprawki mapowania pól.
Większa firma: integracja z ERP i akceptacja kosztów
14 000–30 000 zł za obsługę 1 000–2 500 faktur miesięcznie, integrację z enova365/Comarch/SAP i ścieżki akceptacji dla 5–15 osób. Drożej wychodzi przy nietypowych fakturach kosztowych, bo samo testowanie wyjątków potrafi zająć 20–40 godzin.
Najczęściej zadawane pytania
Ile realnie kosztuje automatyzacja obsługi faktur?
Przy małej firmie, np. 100–300 faktur miesięcznie, często wychodzi 1–5 tys. zł za wdrożenie i 100–800 zł miesięcznie za system. Przy większych procesach, integracji z ERP i obiegu akceptacji koszt może dojść do 20–80 tys. zł.
Kiedy wystarczy tańsze rozwiązanie?
Tańsza opcja zwykle ma sens, gdy faktury przychodzą głównie mailem jako PDF, jest 1 system księgowy i np. 50–200 dokumentów miesięcznie.
Gdzie firmy najczęściej przepłacają?
Tu ludzie tracą pieniądze, gdy zamawiają zaawansowane OCR, kilka ścieżek akceptacji i integrację z ERP przy 30 fakturach miesięcznie, które księgowość i tak szybko importuje ręcznie.
Kiedy nie warto oszczędzać na wdrożeniu?
Nie warto ciąć kosztów, gdy faktury przechodzą przez kilka osób, są terminy płatności i dużo korekt, np. przy 1000 faktur miesięcznie jedna źle ustawiona reguła może robić codziennie kilkadziesiąt błędów.
Jak wygląda wdrożenie w praktyce?
Najczęściej wykonawca zaczyna od testu na próbce 20–50 faktur, potem ustawia pola, akceptacje i połączenie z księgowością. Proste wdrożenie trwa zwykle 2–6 tygodni, a projekt szyty pod firmę nawet 2–4 miesiące.
O co zapytać wykonawcę przed decyzją?
Warto zapytać, gdzie będą przechowywane faktury, kto ma dostęp do danych, co dzieje się przy błędnym odczycie i ile kosztuje dodatkowy użytkownik, np. po przekroczeniu 5 kont w pakiecie.
Jak porównać oferty różnych firm?
Najprościej dać wszystkim ten sam scenariusz: np. 500 faktur miesięcznie, dokumenty z maila i skanów, integracja z Comarch Optima, enova365 albo SAP oraz 3 osoby akceptujące koszty.