Za digitalizacja archiwum zapłacimy około 125 zł/szt.. Należy pamiętać, że cena może się różnić w zależności od rejonu. Minimalna kwota jaką będziemy musieli zapłacić to około 50 zł/szt., a maksymalna 200 zł/szt..
Od czego zależy cena digitalizacji archiwum?
Koszt digitalizacji archiwum może się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak rodzaj materiałów, ich ilość oraz specyficzne wymagania dotyczące przetwarzania danych. Każda usługa jest dostosowywana indywidualnie do potrzeb klienta. Poniżej przedstawiamy kluczowe elementy wpływające na cenę digitalizacji archiwum:
Rodzaj materiałów archiwalnych
Dokumenty papierowe, mikrofilmy, taśmy magnetyczne czy zdjęcia wymagają różnorodnych technik digitalizacji. Na przykład, digitalizacja zdjęć wymaga wysokiej jakości skanowania, co może wpłynąć na koszt usługi.
Ilość materiałów
Większa ilość dokumentów do przetworzenia może obniżyć koszt jednostkowy digitalizacji, jednak całkowita cena będzie zależna od całkowitej liczby materiałów do zeskanowania.
Wymagania dotyczące jakości
Wysoka rozdzielczość skanów, zaawansowane techniki poprawy jakości obrazu czy dodatkowe usługi, takie jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), mogą zwiększyć koszt digitalizacji.
Zakres dodatkowych usług
Usługi takie jak indeksowanie, katalogowanie czy tworzenie metadanych mogą być dodatkowo płatne, ale są istotne dla łatwego wyszukiwania i zarządzania zdigitalizowanymi materiałami.
Terminy realizacji
Ekspresowe usługi digitalizacji mogą być droższe, zwłaszcza jeśli wymagają pracy poza standardowymi godzinami czy dodatkowych zasobów ludzkich.
Indywidualna wycena
Dodaj zapytanie wypełniając krótki formularz, a wkrótce otrzymasz wyceny od specjalistów z Twojej okolicy.
Bezpłatnie, bez zobowiązań.
Proszę o wycenęPrzykładowe wyceny
2 segregatory faktur do PDF
180–320 zł za ok. 900 stron A4, skan czarno-biały 300 dpi i jeden plik PDF na segregator. Przy małym zleceniu często dochodzi minimalna opłata startowa, np. 150 zł.
Archiwum kadrowe z OCR
Przy 8 000 stron akt pracowniczych firma zapłaciła ok. 1 600–2 400 zł za skanowanie, OCR i podział na teczki. Tu można zaoszczędzić 300–700 zł, jeśli dokumenty są wcześniej posegregowane po pracownikach.
Stare akta zszyte i opisane ręcznie
3 500–5 500 zł za ok. 12 000 stron, gdy trzeba rozpiąć zszywki, skanować partiami i potem odtworzyć układ dokumentów. To częsty błąd: oddanie pudeł „jak leci” często kończy się dopłatą 40–80 zł za godzinę przygotowania.
Duże archiwum księgowe w kartonach
Firma miała 60 000 stron A4 w 40 kartonach i dostała cenę ok. 7 000–10 000 zł, czyli około 0,12–0,17 zł za stronę. Przy większym zleceniu cena za stronę spada, ale transport potrafi dodać 300–900 zł.
Czy skanować wszystko w kolorze?
0,35–0,60 zł za stronę kolorową zamiast 0,12–0,25 zł za czarno-białą — tu ludzie przepłacają nawet 500–1 500 zł przy archiwum 5 000 stron, jeśli kolor nie jest potrzebny.
Najczęściej zadawane pytania
Ile może kosztować digitalizacja archiwum dokumentów papierowych?
Przy prostych aktach A4 często wychodzi np. 0,20–0,80 zł za stronę, a małe zlecenie 500 stron może mieć minimalną opłatę 150–300 zł. Przy 50 000 stron jednostkowo bywa taniej, ale dochodzi przygotowanie i opis plików.
Kiedy wystarczy tańsze skanowanie bez OCR?
Jeśli archiwum ma być tylko kopią do podglądu, np. 20 segregatorów faktur, tańszy skan PDF bez OCR zwykle wystarczy. Do wyszukiwania po treści lepiej dopłacić.
Kiedy nie warto oszczędzać na OCR i indeksowaniu?
Przy umowach, aktach osobowych albo dokumentacji projektowej, gdzie ktoś później szuka po numerze sprawy lub nazwisku, oszczędność 0,10–0,30 zł na stronie może szybko się zemścić. Bez opisu plików pracownik traci potem godziny na ręczne szukanie.
Gdzie klienci najczęściej przepłacają?
Tu ludzie tracą pieniądze, gdy zamawiają 600 dpi i ręczne metadane dla całego archiwum, choć 80% dokumentów to zwykłe faktury i pisma. Lepiej rozdzielić materiały, np. ważne umowy w lepszej jakości, a resztę taniej.
Jak przygotować archiwum, żeby obniżyć cenę?
Jeśli 30 pudeł jest opisanych działami i latami, wykonawca ma mniej sortowania, a wycena bywa prostsza. W praktyce warto usunąć dublety i wskazać, które dokumenty mają być skanowane, a które można pominąć.
Czy wykonawca może odebrać dokumenty z firmy?
Przy kilku pudłach w jednym mieście część firm dolicza transport, np. 100–300 zł, a przy dużych archiwach odbiór bywa wliczony w usługę. Warto zapytać też o protokół przekazania, zwłaszcza przy dokumentach kadrowych.
Jak sprawdzić, czy oferta jest porównywalna?
Poproś 2–3 wykonawców o wycenę tego samego pakietu, np. 10 segregatorów A4, PDF, OCR, nazwy plików według daty i numeru dokumentu. Wtedy łatwiej zobaczyć, czy ktoś dolicza osobno przygotowanie, zszywki albo eksport na dysk.