Za skanowanie dokumentów zapłacimy około 1 zł/szt.. Należy pamiętać, że cena może się różnić w zależności od rejonu. Minimalna kwota jaką będziemy musieli zapłacić to około 0 zł/szt., a maksymalna 2 zł/szt..
Co wpływa na cenę skanowania dokumentów?
Koszt skanowania dokumentów może się różnić w zależności od wielu czynników, które determinują ostateczną cenę usługi. Każde zlecenie jest wyjątkowe, dlatego wycena jest dokonywana indywidualnie. Poniżej przedstawiamy kluczowe elementy wpływające na koszt skanowania dokumentów:
Ilość dokumentów
Jednym z głównych czynników wpływających na cenę jest liczba dokumentów przeznaczonych do skanowania. Większa ilość dokumentów może obniżyć jednostkowy koszt skanowania.
Format i rozmiar dokumentów
Standardowe formaty, takie jak A4, są zazwyczaj tańsze do skanowania niż niestandardowe rozmiary czy duże formaty, które mogą wymagać specjalistycznego sprzętu.
Rodzaj skanowania
Skanowanie w kolorze jest zazwyczaj droższe niż skanowanie czarno-białe, ze względu na większe wymagania sprzętowe i czasowe. Dodatkowo, skanowanie z wysoką rozdzielczością może zwiększyć koszty.
Usługi dodatkowe
Opcje takie jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), indeksowanie czy archiwizacja cyfrowa mogą wpłynąć na ostateczną cenę usługi. Każda z tych usług wymaga dodatkowego czasu i zasobów.
Warunki techniczne
Stan dokumentów, takich jak ich wiek, zniszczenie czy rodzaj papieru, może wymagać specjalnej obsługi, co również może wpłynąć na cenę skanowania.
Indywidualna wycena
Dodaj zapytanie wypełniając krótki formularz, a wkrótce otrzymasz wyceny od specjalistów z Twojej okolicy.
Bezpłatnie, bez zobowiązań.
Proszę o wycenęPrzykładowe wyceny
Mały pakiet faktur i umów do PDF
80–160 zł za 200 stron A4 czarno-białych, zapis do jednego PDF. Przy takich małych zleceniach często działa minimalna kwota, więc 50 stron potrafi kosztować prawie tyle samo.
Archiwum biurowe 5 000 stron
Przy 5 000 stron A4 cena schodzi zwykle do 0,12–0,25 zł za stronę, czyli ok. 600–1250 zł. Tu można zaoszczędzić, oddając całość naraz zamiast dzielić zlecenie na 10 paczek po 500 stron.
Dokumenty spięte, pomieszane i do OCR
900–1800 zł za 3 000 stron, jeśli trzeba rozpiąć segregatory, ułożyć pliki po nazwach i dodać OCR. To częsty błąd: klient liczy samo skanowanie po 0,20 zł, a przygotowanie i indeksowanie dokłada 300–700 zł.
Kolorowe skany akt osobowych z podziałem na pracowników
Przy 1 200 stronach kolorowych wychodzi ok. 500–950 zł, zwłaszcza gdy każdy pracownik ma dostać osobny plik PDF. Tu ludzie przepłacają, gdy proszą o kolor dla wszystkiego — czarno-białe załączniki mogą obniżyć rachunek o 150–300 zł.
Czy skanować samemu 2 pudła dokumentów?
2 pudła, czyli mniej więcej 4 000–6 000 stron, to zwykle 700–1500 zł u wykonawcy; samodzielne skanowanie często kończy się 2–3 dniami pracy i poprawkami przy krzywych lub uciętych stronach.
Najczęściej zadawane pytania
Ile realnie kosztuje skanowanie dokumentów A4?
20–60 gr za stronę A4 to częsty poziom przy prostym skanie do PDF, ale część firm dolicza minimalną kwotę zlecenia, np. 50–100 zł. Przy 500 stronach daje to zwykle ok. 100–300 zł, zanim dojdzie OCR albo porządkowanie plików.
Gdzie najłatwiej przepłacić przy takim zleceniu?
Najczęściej na usługach dodatkowych branych „na wszelki wypadek”: OCR, ręczne nazwy plików, osobne foldery dla każdego klienta. Przy 1000 stron różnica między zwykłym PDF a PDF z OCR potrafi zrobić np. 200 zł kontra 600 zł.
Czy warto dopłacić do OCR?
Jeśli dokumenty mają później służyć do wyszukiwania faktur, umów albo nazwisk, dopłata ma sens; przy archiwum „na wszelki wypadek” często wystarczy zwykły PDF. Porównanie jest proste: tani skan to obraz, OCR pozwala znaleźć tekst w 2 sekundy.
Freelancer czy firma do skanowania dokumentów?
Przykład: przy pudełku faktur z jednego roku freelancer bywa tańszy, np. 150–300 zł za małe zlecenie. Przy dokumentach kadrowych, aktach albo kilku tysiącach stron bezpieczniej sprawdzić firmy z procedurą odbioru, protokołem i kontrolą jakości.
Ile trwa skanowanie dokumentów?
24–48 godzin wystarczy często na kilkaset luźnych kartek, jeśli nie trzeba ich rozpinania i opisywania. Kilka segregatorów albo dokumenty zszyte mogą zająć 3–7 dni roboczych.
Co ustalić przed oddaniem dokumentów, żeby nie było poprawek?
Tu ludzie przepłacają, gdy oddają dokumenty bez ustalenia nazw plików: potem 300 skanów nazywa się „scan001.pdf” i kończy się poprawkami za kolejne 50–150 zł. Warto wcześniej podać prosty schemat, np. „data_numer faktury”.
Czy da się obniżyć koszt przed zleceniem skanowania?
Tak, przy małym budżecie opłaca się wyjąć zszywki, poukładać dokumenty i zdecydować, czy ma być 1 plik, czy 100 osobnych PDF-ów. Przy 1000 stronach taka selekcja potrafi obniżyć koszt o 20–30%, bo fachowiec nie traci czasu na ręczne sortowanie.